Ratgeber / Meldungen als Vorgang führen
Meldungen als Vorgang führen
Eine E-Mail zeigt nicht, wer den Fall übernommen hat, und ein Telefonat nicht, was zur Liegenschaft bereits erfasst ist. Erhalten drei Personen dieselbe Meldung, entstehen drei Verläufe zum gleichen Schaden. Meldungen, auf die jemand eine Antwort erwartet, gehören deshalb als Vorgang zur Liegenschaft.
Inhalt eines Vorgangs
Ein Vorgang entsteht überall dort, wo jemand eine Antwort erwartet: beim Mangel in der Wohnung, bei der Lärmklage, beim fehlenden Schlüssel, bei der Störung am Lift oder bei einer Nachfrage aus der Eigentümerschaft. Dazu gehören Kategorie, Dringlichkeit, die zuständige Person und der bisherige Austausch mit der Mietpartei. Fehlen diese Angaben, beginnt die nächste Person im Team von vorne.
Abgrenzung zur normalen E-Mail
Der Newsletter eines Lieferanten, eine Terminabsprache im Team oder Werbung bleiben eine E-Mail. Einen Vorgang legen Sie an, sobald jemand eine Antwort erwartet und der Fall später nachvollziehbar sein muss.
Typische Fehler
Drei Personen erhalten dieselbe E-Mail zum Wasserschaden, und niemand legt einen Vorgang an. Der Handwerker schreibt auf eine private Handynummer, wovon im Büro niemand erfährt. Verlässt eine Kollegin das Unternehmen, verschwinden ihre Notizen zum Fall zusammen mit ihrem Postfach. Beim Verkauf der Wohnung liegt der halbe Verlauf dann in einem persönlichen Ordner.
- Zuordnung des Vorgangs zur Liegenschaft, nicht zum persönlichen Postfach
- Erkennbarer Status: offen, übernommen oder abgeschlossen
- Fotos und Termine im selben Vorgang geführt
- Rückmeldung des Handwerkers im bestehenden Vorgang, nicht per privater Mobilnummer
Personalwechsel
Nach einer Kündigung steht das persönliche Postfach in der Regel nicht mehr zur Verfügung, und alle nur dort abgelegten Informationen sind verloren. Ist der Wasserschaden der Liegenschaft als Vorgang zugeordnet, liest die nachfolgende zuständige Person den bisherigen Verlauf und arbeitet daran weiter.
Im Programm
Wie FlatpeX dabei hilft
In FlatpeX laufen Anruf, E-Mail und App-Meldung im selben Vorgang zusammen, mit vorbereiteter Kategorie und einem Antwortentwurf. Über die Zuteilung und den Versand der Antwort entscheiden Sie.
Häufige Fragen
Ist ein Vorgang das Gleiche wie ein Ticket?
Gemeint ist dasselbe: eine Meldung mit Verlauf, zuständiger Person und Abschluss. Im Verwalteralltag ist der Begriff Vorgang gebräuchlicher.
Ist jede Meldung ein Vorgang?
Nein. Newsletter, Werbung und interne Absprachen bleiben eine E-Mail. Einen Vorgang legen Sie an, sobald jemand eine Antwort erwartet.
Was passiert mit Anrufen nach Feierabend?
Sie gehören in denselben Vorgang wie die E-Mail am nächsten Morgen. Andernfalls bestehen drei getrennte Eingangswege, und niemand im Team überblickt den Stand.
Weiter im Ratgeber
Anrufe ausserhalb der Bürozeiten
Am nächsten Morgen sollen Zusammenfassung, Liegenschaft und Rückrufnummer vorliegen. Ein Auftrag an den Handwerker geht nicht ohne Freigabe hinaus.
Meldewege für die Mietpartei
Telefon, App oder Browser: Dieser Beitrag zeigt, welcher Meldeweg wann passt. Interne Notizen und Offerten erscheinen nicht in der App der Mietpartei.
Die Abnahme im Mieterwechsel
Kündigung, Abnahme, Instandstellung und Übergabe greifen ineinander. Vermarktung und Kautionsabrechnung laufen unabhängig davon.
Vorgangsmanagement
Diesen Ablauf können Sie auch in FlatpeX führen.