Ratgeber / Meldewege für die Mietpartei
Meldewege für die Mietpartei
Die wenigsten Anrufe am Abend betreffen einen Notfall. Meist geht es um ein Foto des Schadens, um eine Frage zur Hausordnung oder um den Stand einer laufenden Meldung. Laufen diese Anliegen über die Zentrale, erfasst das Büro denselben Fall ein zweites Mal.
Anrufen oder schreiben
Die Mietpartei möchte vor allem wissen, ob ihre Meldung angekommen ist, und das Büro möchte denselben Fall nicht dreimal aufnehmen. Bei einem dringenden Schaden bleibt das Telefon der richtige Weg. Für ein Foto oder den genauen Ort des Schadens sowie für Rückfragen zum Bearbeitungsstand eignen sich App und Browser besser. Beide zeigen dieselben Angaben, sodass niemand eine App installieren muss, um einen Schaden zu melden.
Aufgaben der Mietpartei
Die Mietpartei meldet einen Schaden mit Foto und gibt den genauen Ort an. Den Bearbeitungsstand der eigenen Meldung prüft sie in der App; die Hausordnung liest sie nach, sofern das Dokument dafür freigegeben ist. Das erspart dem Büro die Rückrufe, die lediglich den Stand einer Meldung betreffen.
- Schadenmeldung mit Foto und genauer Ortsangabe des Schadens
- Einsicht in den Bearbeitungsstand der eigenen Meldung
- Zugriff auf freigegebene Dokumente wie Hausordnung und Reglement
- Rückfrage zur bestehenden Meldung, ohne erneuten Anruf
Interne Notizen und Unterlagen
Interne Notizen, Offerten, heikle Fälle und Absprachen mit dem Handwerker bleiben im Büro. Für die Mietpartei sichtbar ist ausschliesslich, was Sie ausdrücklich für die App freigegeben haben. Legen Sie diese Regel früh fest, weil sich eine zu weit gefasste Freigabe später nur mit Aufwand zurücknehmen lässt.
Sprache der Mietpartei
Nicht alle Mieterinnen und Mieter schreiben Deutsch. Meldungen müssen deshalb auch in der Sprache der Mietpartei eingehen können, und das Abnahmeprotokoll in einer Sprache vorliegen, die sie verstehen. Das senkt die Zahl der Rückfragen, weil Missverständnisse gar nicht erst entstehen.
Im Programm
Wie FlatpeX dabei hilft
In FlatpeX zeigen App und Browser dieselben Meldungen mit Foto, Ort und Status. Interne Notizen und Unterlagen bleiben davon getrennt, weil im Bewohnerportal nur freigegebene Inhalte erscheinen.
Häufige Fragen
Müssen Bewohner eine App installieren?
Nein, der Browser genügt. Die App ist vor allem unterwegs praktisch, wenn jemand ein Foto direkt vor Ort aufnimmt.
Sehen Bewohner interne Notizen?
Nein. Sichtbar ist nur, was Sie für die App freigeben. Interne Notizen und Unterlagen bleiben im Büro.
Ersetzt das den Hauswart?
Nein. Die Meldungen treffen über die App zusammen; Rundgang, Schlüsselübergabe und der Termin in der Wohnung bleiben Aufgaben vor Ort.
Weiter im Ratgeber
Meldungen als Vorgang führen
Drei E-Mails zum gleichen Wasserschaden ergeben drei Verläufe. Ist der Vorgang der Liegenschaft zugeordnet, sieht das ganze Team, was bereits erledigt ist.
Fragen zur Hausordnung beantworten
Antworten dürfen nur aus freigegebenen Dokumenten kommen, mit Angabe der Fundstelle. Ob das Reglement so gemeint ist, entscheidet ein Mensch.
Verwaltungssoftware auswählen
Viele Verwaltungen rechnen im ERP und führen das Tagesgeschäft in einem zweiten Programm. Dieser Überblick zeigt, welche Fragen vor dem Entscheid zu klären sind.
Bewohner-App
Diesen Ablauf können Sie auch in FlatpeX führen.