App, E-Mail und Brief laufen in einem System.
Die Verwaltung schreibt einmal und versendet über die Bewohner-App, per E-Mail oder als frankierte Post, mit Word-Vorlagen und Platzhaltern aus Mietvertrag und Vorgang.
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KI-generiert
Drei Kanäle laufen in einer Oberfläche zusammen.
Eingang, Ausgang und Verlauf stehen an einem Ort, sodass der Schriftverkehr mit der Mietpartei ohne Wechsel zwischen Programmen nachlesbar bleibt.
Bewohner-App
Nachrichten an Mieter und Eigentümer, mit Verlauf, Push-Benachrichtigung und Pinnwand pro Liegenschaft.
E-Mail-Postfach
Die Verwaltung verbindet Microsoft 365, Google Workspace oder ein IMAP-Postfach und beantwortet E-Mails direkt aus dem Vorgang.
Physischer Brief
Die Verwaltung erstellt das PDF, FlatpeX übernimmt Druck, Frankatur und Zustellung. Der Status bleibt bis zur Zustellung sichtbar, und ein Drucker steht dafür nicht mehr im Büro.
Briefe ohne Drucker und Kuvert.
Mahnung, Kündigung oder Mitteilung: Die Verwaltung erstellt den Brief in FlatpeX. Druck, Kuvert und Frankatur laufen in der Schweiz. Adressfenster nach Schweizer Norm. Status bis Zustellung.
- Kein Drucker und kein Kuvertieren, der Versand läuft automatisch.
- Adressfenster nach Schweizer Norm (SN 010130).
- Status verfolgen: übermittelt → gedruckt → zugestellt.
Word-Vorlage automatisch befüllt.
Das Corporate Design bleibt in Word. FlatpeX füllt Empfänger, Liegenschaft, Mietzins und Vorgangs-Nummer aus den Stammdaten, oder die Verwaltung nutzt Textbausteine direkt im Editor.
Schriftverkehr am Vorgang.
Mieter, Eigentümer, Dienstleister, alles im selben Verlauf. App oder E-Mail, intern oder öffentlich, mit Übersetzung ins Hochdeutsche und Textverbesserung vor dem Senden.
Sicht der Mietpartei
Eine Nachricht in der App, mit Push-Benachrichtigung. Kein separates Login, kein E-Mail-Chaos.
Verwaltung · Vorgang #2847
«Wir haben den Sanitär informiert. Termin folgt.»
Steuerung der Verwaltung
Im selben Verlauf liegen farblich getrennt die Einträge an die Mieterschaft, die internen Notizen und die Nachrichten an den Dienstleister. Die Antwort geht mit einem Klick über die App, per E-Mail oder über beides.
Aus Stichworten einen Briefentwurf erstellen.
Die FlatpeX-KI formuliert aus Kurztexten Briefe, übersetzt fremdsprachige Nachrichten und schlägt Antworten aus den freigegebenen Dokumenten vor. Jede Nachricht geht erst raus, sobald die Verwaltung sie bestätigt hat.
- Aus Stichworten wird ein Briefentwurf, professionell, knapp oder empathisch.
- Fremdsprachige Nachrichten übersetzen, Antwort auf Deutsch formulieren.
- Erste Antwort aus freigegebenen Dokumenten, wenn Hausordnung und Reglemente die Frage abdecken.
KI-generiertSerienbriefe ohne Drucker und Kuvert.
Die Verwaltung wählt App, E-Mail oder Post. Den Versand erledigt FlatpeX im Hintergrund, sodass das Team bei den Fällen bleibt, die eine Entscheidung brauchen.
Serienversand
Ein PDF geht an viele Empfänger, und die Verwaltung legt pro Person fest, ob der Versand per E-Mail oder per Post läuft. Besonders Nebenkostenabrechnungen profitieren davon.
Rundschreiben
Mitteilung an alle Bewohner einer Liegenschaft, in der App, optional per E-Mail. Mit Pinnwand für die Liegenschaft.
Verbundenes Postfach
Microsoft 365, Google Workspace oder IMAP: das E-Mail-Postfach der Verwaltung liegt direkt in FlatpeX, inklusive Erfassung als Vorgang.
Korrespondenz-Protokoll
Jeder Versand wird protokolliert: App, E-Mail und Post. Der Status bei Briefen bleibt bis zur Zustellung sichtbar.
Textbausteine & Vorlagen
Korrespondenz, Mahnung, STWEG — Vorlagen als Word-Datei oder Textbaustein, zentral verwaltet.
Fremdsprachige Mieter
Eingehende Nachrichten übersetzen, Antworten in professionellem Ton formulieren, direkt im Vorgang.
Die FlatpeX-KI formuliert Entwürfe und Übersetzungen. Jede Nachricht geht erst nach der Freigabe durch die Verwaltung raus. Automatische Antworten in der App nur, wenn die freigegebenen Dokumente die Frage beantworten. Physischer Briefversand braucht eine aktive Brief-Konfiguration, Porto nach Verbrauch.
Kurz geklärt.
Geht der Brief wirklich als Post?
Ja. Der Brief geht als frankierte Post, sobald die Verwaltung den Versand freigibt. Einschreiben mit Sendungsverfolgung steht zur Verfügung, und App sowie E-Mail laufen daneben.
Kann ich Serienbriefe aus einer Vorlage senden?
Ja. Word-Vorlagen nutzen Platzhalter aus Mietvertrag und Vorgang. Ein Text geht an mehrere Empfänger, und der Kanal gilt pro Versand.
Schreibt die KI die Nachricht allein raus?
Nein. Die KI liefert einen Entwurf. Der Versand erfolgt erst nach Freigabe durch die Verwaltung, ausser eine Regel hat diesen Schritt ausdrücklich ausgelöst.
Bleibt mein E-Mail-Postfach angebunden?
Ja. Eingehende Mails werden zu Vorgängen, sodass Antworten über dasselbe System gehen statt über ein zweites Postfach daneben.
Weitere Module. Dieselbe Plattform.
Module, die dazu gehören.
Vorgangsmanagement
Jede Meldung wird ein Vorgang. FlatpeX bereitet Kategorie, Priorität und Antwortentwurf vor.
ModulDokumente & Wissensmanagement
Dokumente freigeben. Der FlatpeX KI-Assistent antwortet mit Quellenangabe.
ModulTelefon-KI
Die Telefon-KI nimmt Anrufe entgegen, auch auf Schweizerdeutsch.
ModulApps
Bewohner melden Anliegen in der App. Die Verwalter-App dokumentiert vor Ort, auch ohne Netz.
Modul