Wiederkehrende Arbeit an Vorgängen automatisieren.
Die Verwaltung baut die Automatisierung im Builder oder beschreibt sie in einem Satz. Einmal aktiv, verschickt FlatpeX Bestätigungen und Erinnerungen von selbst. Jeder Lauf steht im Protokoll.
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Ablauf beschreiben, Entwurf prüfen
Die Verwaltung schreibt in einem Satz, welcher Ablauf entstehen soll. FlatpeX schlägt einen Workflow vor. Das Team prüft, passt an und speichert. Aktiv wird er erst danach.
Visueller Workflow-Builder
Kein Code: Die Verwaltung reiht Schritte aneinander, setzt Bedingungen und speichert. Das Protokoll zeigt danach, welcher Workflow wann gelaufen ist.
Bausteine für eigene Abläufe
Über zwanzig Ereignisse und Zeitpläne lösen einen Workflow aus. Filter nach Status, Liegenschaft, Alter, Priorität oder KI-Einschätzung bestimmen, welche Schritte folgen.
Auslöser
Zum Beispiel neuer Vorgang, Statuswechsel, Zuweisung, Überfälligkeit, Einzug, Abnahme, Mitteilung. Dazu ein Zeitplan für wiederkehrende Prüfungen.
Bedingungen
Stunden oder Tage warten, Status erneut prüfen, dann den passenden Weg gehen.
Mails und Benachrichtigungen
An Bewohner, Team, Dienstleister oder eine freie Adresse. Texte mit Platzhaltern. Pro Schritt sofort, Freigabe oder Entwurf.
Status, Zuweisung, Checkliste
Status setzen, Dienstleister von der Liegenschaft, Checkliste anhängen, interne Notiz, Pinnwand-Mitteilung, Wiedervorlage.
KI-Schritt (optional)
Checkliste vorschlagen, einordnen oder Kurztext entwerfen. Dazu ein freier Hinweis an die FlatpeX-KI, sobald ein besonderer Ablauf nötig ist.
Fertige Standard-Benachrichtigungen
Fertige Mails für den Alltag. Text und Versandmodus passt die Verwaltung an. Die Struktur der Standard-Mails bleibt fest.
Eingangsbestätigung
Wenn ein neuer Vorgang entsteht.
Termin und Erledigt
Bei Statuswechsel auf geplant oder erledigt.
Dienstleister-Auftrag
Bei Zuweisung, oft zuerst als Entwurf.
Update an Bewohner
Wenn der Dienstleister den Auftrag angenommen hat.
Drei Beispiele aus dem Alltag
Viele Verwaltungen starten mit diesen Abläufen. Andere Fristen, Empfänger und Schritte entstehen aus denselben Bausteinen.
Nachfassen nach Wartezeit
Zum Beispiel 24 Stunden warten, Status prüfen, nur mailen wenn der Vorgang noch offen ist. Erledigte Fälle lösen keinen Alarm aus.
Mail erst nach Freigabe
Die Verwaltung sieht Betreff und Text, passt an, bestätigt oder lehnt ab. Erst dann geht die Mail raus.
Checkliste bei Schaden
Nach der Analyse wählt ein KI-Schritt aus den Vorlagen der Verwaltung. Ohne Treffer bleibt die Checkliste weg. Den Hinweis an die FlatpeX-KI schreibt die Verwaltung selbst.
KI-generiertAlle sind im Feierabend, und FlatpeX arbeitet weiter.
Erinnerungen, Bestätigungen und Folge-Schritte laufen auch ohne Anwesenheit, nach den Regeln der Verwaltung. Am nächsten Tag startet das Team mit Ausnahmen, nicht mit Nachholarbeit.
Dienstleister von der Liegenschaft
Zuweisung an den bevorzugten Fachbetrieb der Liegenschaft, ohne jedes Mal zu suchen.
Ausführungs-Protokoll
Jeder Lauf ist nachvollziehbar: welcher Ablauf, wann ausgelöst, was passiert ist.
Externe Systeme
Webhook an ein externes System, etwa Treuhand oder Buchhaltung.
Begrüssung bei Einzug
Willkommens-Mail, sobald ein neues Mietverhältnis erfasst wird, Vorlage oder eigener Ablauf.
Projekt aus Vorgang
Bei Bedarf ein Projekt aus dem Vorgang anlegen und verknüpfen.
FlatpeX führt nur die Abläufe aus, die die Verwaltung im Builder gespeichert und aktiviert hat. Die KI hilft beim Entwurf und bei einzelnen Schritten, sie ersetzt den Builder nicht.
Kurz geklärt.
Läuft dann alles von allein?
Nein. Die Verwaltung baut Regeln für wiederkehrende Schritte. Ausnahmen und der erste Versand bleiben bei der Verwaltung, solange die Einstellung so steht.
Was kann eine Regel tun?
Eine Regel erinnert, weist zu, bereitet eine Nachricht vor oder löst nach Vorgabe der Verwaltung aus. Jede Ausführung ist nachvollziehbar.
Kann ich Automatisierung später einschalten?
Ja. Viele starten mit Vorschlägen und Freigabe, und Regeln kommen hinzu, sobald die Abläufe sitzen.
Weitere Module. Dieselbe Plattform.
Module, die dazu gehören.
Vorgangsmanagement
Jede Meldung wird ein Vorgang. FlatpeX bereitet Kategorie, Priorität und Antwortentwurf vor.
ModulKommunikation
Serienbriefe, Einschreiben und Nachrichten aus einer Oberfläche.
ModulProjekte & Aufgaben
Bauprojekte, Wartungen und offene Arbeiten liegen auf einer Zeitachse.
ModulApps
Bewohner melden Anliegen in der App. Die Verwalter-App dokumentiert vor Ort, auch ohne Netz.
Modul