FlatpeX bereitet vor. Die Verwaltung gibt frei.
Die Verwaltung bestimmt den Automatisierungsgrad für eingehende Meldungen, sodass sich die Stufe jederzeit ändern lässt.
Zuerst
Meldung
Die Meldung kommt per E-Mail, aus der App, im Browser oder am Telefon.
Dann
Vorbereiteter Vorgang
FlatpeX setzt Kategorie und Priorität, schlägt den Dienstleister vor und formuliert den Antwortentwurf.
Danach
Freigabe
Die Verwaltung prüft den Vorschlag und gibt ihn frei. Der Schritt bleibt im Verlauf sichtbar.
Automatisierungsgrad
Automatisierungsgrad
Einstellbar beim Postfach und beim Telefon.
Alles vorbereitet. Nichts geht raus, solange die Verwaltung nicht bestätigt.
Beispiel-Meldung
Wasser tropft aus der Decke im Bad
Seestrasse 14 · gerade eingegangen
- KategorieSanitär
- PrioritätHoch
- DienstleisterGasser AG
- AntwortEntwurf bereit
Einstellbar beim Postfach und beim Telefon.
Ein Arbeitstag, eine Plattform.
Von der ersten Meldung um 08:14 bis zum Anruf um 22:41 bleibt dieselbe Plattform, weil die fünf Momente an einem Login hängen.
- Meldungen
KI-generiertMit EntwurfMeldungen aus Anruf, E-Mail und App an einem Ort.
Anrufe, E-Mails und App-Meldungen laufen in einem Posteingang zusammen. Sobald die KI die Meldung gelesen hat, liegen Zusammenfassung, vorgeschlagene Priorität und Antwortentwurf bereit.
Vorgangsmanagement - Vor Ort
Offline vor OrtWohnungsabnahme ohne Papier und ohne Nacharbeit.
Die Verwalter-App erfasst Mängel, Fotos und Zählerstände direkt in der Wohnung, Raum für Raum, sodass kein Papierprotokoll und kein Nachpflegen im Büro nötig sind. Fehlt der Empfang, speichert das Tablet die Aufnahme und überträgt sie später.
Abnahmen - Versand
KI-generiertZur PostBriefe gehen raus, sobald die Verwaltung sie freigibt.
FlatpeX übernimmt Druck, Kuvert und Frankatur, sodass im Büro kein Drucker mehr stehen muss. Den Status sieht die Verwaltung bis zur Zustellung, und ein Einschreiben läuft als eigene Sendung.
Kommunikation - Versammlung
KI-generiertLive-AbstimmungWährend der Versammlung bleibt der Überblick auf dem Beamer.
Die Live-Abstimmung rechnet mit Wertquoten und erscheint am Beamer und auf dem Handy. Nach der Versammlung ergänzt die Verwaltung die Diskussion, und der Protokollentwurf steht zum Prüfen und Freigeben bereit.
Versammlungen - Nach Büroschluss
KI-generiertZusammenfassungNachts nimmt die Telefon-KI den Anruf entgegen.
Sobald die Identität passt und ein Anliegen vorliegt, legt sie den Vorgang an, sodass er am Morgen vorbereitet bereitsteht.
Telefon-KI
Bewohnerfragen beantwortet der FlatpeX KI-Assistent.
Der FlatpeX KI-Assistent antwortet aus den freigegebenen Dokumenten und nennt die Quelle, damit das Team die Stelle nachlesen kann.
Bewohner-Sicht
Fragen, die sonst bei der Verwaltung landen
Darf ich auf dem Balkon grillieren?
Die Antwort bleibt bei den Unterlagen, die die Verwaltung freigegeben hat, auch wenn die Frage im Portal oder in der App kommt.
Mehr zur Bewohner-App- Jede Antwort mit Quellenangabe
- Nur Dokumente, die die Verwaltung freigegeben hat
- Keine internen Akten an Bewohner
Zehn Module. Ein System.
Jedes Modul deckt einen Teil des Alltags ab, vom Anruf am Morgen bis zur Versammlung am Abend. Dafür reicht ein Login.
Vorgangsmanagement
Jede Meldung wird ein Vorgang. FlatpeX bereitet Kategorie, Priorität und Antwortentwurf vor.
Mehr
Telefon-KI
Die Telefon-KI nimmt Anrufe entgegen, auch auf Schweizerdeutsch.
Mehr
Kommunikation
Serienbriefe, Einschreiben und Nachrichten aus einer Oberfläche.
Mehr
Dokumente & Wissensmanagement
Dokumente freigeben. Der FlatpeX KI-Assistent antwortet mit Quellenangabe.
Mehr
Versammlungen
Die Eigentümer stimmen live ab, und Protokoll wie Nachbereitung laufen digital weiter.
Mehr
Abnahmen
Protokoll, Fotos und Unterschrift entstehen vor Ort.
Mehr
Projekte & Aufgaben
Bauprojekte, Wartungen und offene Arbeiten liegen auf einer Zeitachse.
Mehr
Automatisierung
Wiederkehrende Abläufe und Freigaben, ohne Zettelwirtschaft.
Mehr
Auswertungen
Die Verwaltung fragt in eigenen Worten nach Trends und Auffälligkeiten.
Mehr
Apps
Bewohner melden Anliegen in der App. Die Verwalter-App dokumentiert vor Ort, auch ohne Netz.
Mehr✦ = integrierte KI in diesem Modul
Die Verwaltung behält den Überblick. Der FlatpeX KI-Assistent beantwortet Bewohnerfragen.
Bewohner finden Status, Dokumente und Antworten zur Hausordnung selbst, sobald die Verwaltung sie freigegeben hat. Eigentümer und Partner arbeiten im selben System mit.
Das Arbeitswerkzeug
Für die Verwaltung
- Vorgänge aus allen Kanälen, bereits kategorisiert und zur Freigabe vorbereitet
- sichtbarer Status für Bewohner und Eigentümer nach Freigabe der Verwaltung
- Vorlagen und Serienbriefe, statt jeden Brief einzeln zu schreiben
Alle Beteiligten
Ein System für alle Beteiligten, ohne zwischen Programmen zu wechseln.
Eigentümer & STWEG
Versammlungen, Dokumente und Status nach Freigabe der Verwaltung.
- Digitale Versammlungen mit Live-Abstimmung und Protokollentwurf.
- Freigegebene Dokumente jederzeit einsehbar.
Bewohner
Anliegen melden und Fragen zur Hausordnung stellen.
- Schadenmeldung mit Foto aus der Wohnung
- Antworten zur Hausordnung mit Quellenangabe
Dienstleister
Dienstleister öffnen den Auftrag über einen Link und brauchen dafür kein eigenes Konto.
- Auftrag über einen Link, ohne eigenes FlatpeX-Konto
- Der Status erscheint bei der Verwaltung.
Eine Plattform. Die Verwaltung steuert, wer welche Daten sieht.
Der Datenbestand liegt in der Schweiz.
Datenbank und Dateispeicher stehen in der Schweiz, sodass der Bestand unter das revDSG fällt. Verschlüsselung, Mandantentrennung und Rollen halten den Zugriff bei der jeweiligen Organisation.
Schweizer revDSG und EU-DSGVO
FlatpeX ist auf das Schweizer Datenschutzrecht und die EU-DSGVO ausgelegt. Auftragsbearbeitung, Betroffenenrechte und Löschung nach Vertragsende regelt der veröffentlichte Auftragsbearbeitungsvertrag.
Datenhaltung in der Schweiz
Datenbank und Dateispeicher liegen in der Schweiz. Der Anwendungsserver, der die Seiten aufbereitet, steht in Deutschland und damit im EWR. Das Sub-Prozessoren-Verzeichnis nennt jeden Dienst und den Bearbeitungsort.
Verschlüsselung und getrennte Mandanten
Verbindungen laufen über TLS, und die Speicherung ist in der Cloud-Infrastruktur verschlüsselt, sodass der Bestand nicht im Klartext liegt. Jede Organisation ist logisch isoliert.
Zugriff nach Rollen
Rollen und Berechtigungen steuern den Zugriff, sodass jeder Nutzer nur die Daten der eigenen Organisation sieht. Relevante Berechtigungsentscheide hält der Verlauf fest.
Offene Schnittstelle, das ERP bleibt.
FlatpeX ersetzt kein ERP. Stammdaten und Ergebnisse lassen sich über eine offene API anbinden, sobald die Verwaltung das will. Systeme und Anbindungsweg klärt das Erstgespräch.
Das Team. Die eigenen Zahlen.
Den monatlichen Zeitgewinn rechnet die Verwaltung an den eigenen Zahlen nach, sobald Volumen und Stundensatz stehen.
Zeitgewinn mit FlatpeX
CHF 1'333.-
Die heutige Situation
Das heutige Volumen schätzen. Der Rechner zeigt den Effekt mit FlatpeX.
Kommunikation
Zeitgewinn mit FlatpeX
Aufwand pro Woche. Die Ersparnis steht als Monatswert unten.
Aufwand pro Woche
−75 % AufwandDer goldene Bereich ist die Ersparnis: 4.7 Std. weniger pro Woche
Zeitgewinn
CHF 1'333.-
pro Monat (4 Arbeitswochen)
+ 2.6 Arbeitstage
Die Zeit bleibt für die Bewirtschaftung.
Basis: Routine Ø 8 Min., Nachfass Ø 6 Min. (70 %/80 % Ersparnis). Monatswert = Ø 4.33 Arbeitswochen.
Die Berechnung ist eine unverbindliche Beispielrechnung auf Basis der eingegebenen Werte und modellierter Annahmen. Tatsächliche Einsparungen variieren je nach Organisation, Prozessen und Nutzung. Keine Garantie auf den ausgewiesenen Betrag.
Telefon-KI, Wohnungsabnahmen und Versammlungen stehen in der ausführlichen Kalkulation.
Vertrauen
Entwickelt für Verwaltungen in der Schweiz.
Datenbank und Dateispeicher liegen in der Schweiz.
Die Einführung läuft mit persönlicher Begleitung.
Erste Verwaltungen sind im produktiven Einsatz, und Logos folgen, sobald sie freigegeben sind.
Transparente Preise. Passend zur Grösse der Verwaltung.
Die Tarife richten sich nach der Zahl der Liegenschaften und Einheiten, sodass die Staffel zur Verwaltung passt. Versteckte Kosten fehlen. Das Monatsabo ist auf Monatsende kündbar.
Starter
CHF 90.-/ Mt.
Bis 200 Einheiten, 2 Benutzer, Kernmodule.
Professional
CHF 198.-/ Mt.
Bis 1'000 Einheiten, 5 Benutzer, inkl. Projekte, Versammlungen, Abnahmen.
Telefon-KI als Add-on ab CHF 39.-/Mt. inkl. 60 Min.
Häufig gestellte Fragen.
Antworten zu Einführung, Funktionen und Sicherheit.
Was unterscheidet FlatpeX von herkömmlicher Verwaltungssoftware?
FlatpeX vereint Vorgänge, KI-Telefonie, Versammlungen, Abnahmen, Briefversand und Dokumente in einer Plattform, sodass die Verwaltung nicht mehrere Einzelprogramme pflegen muss.
Funktioniert FlatpeX mit unserem ERP?
FlatpeX ersetzt kein ERP. Stammdaten kommen per CSV oder über die offene Schnittstelle. Umfang und Weg einer Anbindung klärt das Erstgespräch.
Gibt es mobile Apps für Bewohner und Verwalter?
Ja. Die native Bewohner-App läuft auf Android, iOS folgt. Derselbe Zugang gibt es im Browser. Die Verwalter-App erfasst Abnahmen vor Ort, auch ohne Netz.
Wie funktioniert die Telefon-KI?
Die Telefon-KI nimmt Anrufe entgegen, auch auf Schweizerdeutsch und ausserhalb der Bürozeiten. Die KI fasst das Anliegen zusammen und bereitet einen Vorgang vor. Zuweisung und Antwort gibt die Verwaltung frei.
Wie lange dauert die Einführung?
Nach dem Import der Liegenschaftsdaten über CSV oder API startet der Alltag. Die Begleitung läuft persönlich.
Funktionieren Abnahmen ohne Internet?
Ja. Die Verwalter-App erfasst Abnahmen, Fotos und Zählerstände offline. Sobald das Gerät wieder Empfang hat, überträgt FlatpeX den Bestand und bereitet den Protokollentwurf vor, den die Verwaltung freigibt.
Für wie viele Einheiten ist FlatpeX geeignet?
Der Ablauf bleibt derselbe, ob wenige oder viele Einheiten dazugehören. Die Zeitersparnis beginnt bei den ersten Liegenschaften.
Ist FlatpeX datenschutzkonform?
Ja. Datenbank und Dateispeicher liegen in der Schweiz, und der Anwendungsserver steht in Deutschland und damit im EWR. FlatpeX ist auf revDSG und DSGVO ausgelegt, mit Mandantentrennung, TLS und dem veröffentlichten Auftragsbearbeitungsvertrag.
Kann ich FlatpeX zuerst testen?
Ja. Die Demo zeigt FlatpeX an konkreten Fällen der Verwaltung. Ein Kauf ist damit nicht verbunden.
Demo buchen.
Die Demo zeigt FlatpeX an konkreten Fällen der Verwaltung, sodass der Alltag sichtbar wird.
Das Gespräch dauert rund dreissig Minuten und findet über Teams oder Zoom statt. Ein Kauf ist damit nicht verbunden.