Ratgeber / Anrufe ausserhalb der Bürozeiten
Anrufe ausserhalb der Bürozeiten
Nach Feierabend klingelt das Telefon weiter. Ein Anrufbeantworter liefert am Morgen eine Stimme, aber weder den Zusammenhang noch eine Zuordnung zur Liegenschaft. Landet der Anruf dagegen im selben Vorgang wie die E-Mail, ist der Fall zu Arbeitsbeginn vollständig erfasst.
Das Ergebnis eines Anrufs
Am Morgen sollen eine kurze Zusammenfassung, die Liegenschaft, soweit sie erkennbar ist, sowie Name und Rückrufnummer vorliegen. Kategorie und Dringlichkeit sind dabei Vorschläge. Über die Zuteilung und den Rückruf entscheidet das Team, und ein Auftrag an den Handwerker geht nicht ohne Freigabe hinaus.
- Anliegen in wenigen Sätzen zusammengefasst
- Liegenschaft oder Wohnung vermerkt, soweit die anrufende Person sie genannt hat
- Name und Rückrufnummer erfasst
- Kein Auftrag an einen Handwerker ohne Freigabe
- Vorgang am nächsten Morgen im Büro sichtbar
Dialekt am Telefon
Viele Anrufende sprechen Dialekt. Eine Erkennung, die nur Hochdeutsch versteht, hilft nach Feierabend wenig weiter. Das Gespräch wird zusammengefasst, wobei diese Zusammenfassung kein Beweismittel darstellt.
Grenzen des Telefondienstes
Die Telefon-KI ersetzt keinen Pikettdienst und erteilt keine Rechtsauskunft. Wann an eine zuständige Person weitergeleitet wird, legen Sie fest. Auch eine am Telefon bereits gemachte Aussage ersetzt Ihre Freigabe der schriftlichen Antwort nicht.
Im Programm
Wie FlatpeX dabei hilft
Die Telefon-KI nimmt den Anruf entgegen, fasst ihn zusammen und legt den Vorgang an. Die Erkennung versteht auch Dialekt, darunter Schweizerdeutsch. Telefonie ist eine Erweiterung, die nach Abo und Minuten abgerechnet wird. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Ersetzt das den Empfang?
Nein. Anrufe werden entgegengenommen und vorbereitet, geprüft, zugeteilt und zurückgerufen wird im Sekretariat.
Geht der Auftrag automatisch an den Handwerker?
Nein. Der Vorgang liegt am Morgen bereit, zugeteilt wird er im Team.
Muss jeder Anruf in einen Vorgang?
Alles, was die Liegenschaft betrifft, gehört in einen Vorgang. Werbeanrufe bleiben aussen vor.
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Meldungen als Vorgang führen
Drei E-Mails zum gleichen Wasserschaden ergeben drei Verläufe. Ist der Vorgang der Liegenschaft zugeordnet, sieht das ganze Team, was bereits erledigt ist.
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Diesen Ablauf können Sie auch in FlatpeX führen.