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Verwaltungssoftware auswählen
Die meisten Verwaltungen arbeiten mit zwei Programmen: Meldungen, Abnahmen und Versammlungen laufen im einen, Verträge, Mieten und die Abrechnung im anderen. Einzelne Anbieter decken beide Bereiche ab. Vor dem Entscheid für ein solches System sollten Sie beide Teile einzeln prüfen, weil selten beide gleich weit ausgebaut sind.
Tagesgeschäft und Buchhaltung
In der kaufmännischen Bewirtschaftung geht es um Zahlen: Mieten, Nebenkosten und Jahresrechnung. In der technischen und administrativen Bewirtschaftung geht es um Antworten auf den Wasserschaden, auf die Frage zur Abrechnung und auf die Einladung zur Versammlung. Beide Bereiche greifen auf dieselben Stammdaten zu, doch der Alltag erreicht das Büro nicht über die Buchhaltung, sondern per Telefon, per E-Mail und über die App. Manche Programme sind für die Buchhaltung gebaut, andere für das Tagesgeschäft, einige für beides. Klären Sie deshalb zuerst, welches System bei Verträgen und Zahlen führt und wo das Tagesgeschäft liegen soll.
Mietobjekte und Stockwerkeigentum
Viele Büros betreuen beides. Bei Mietobjekten stehen Abnahmen, Mängel und der Kontakt zur Mietpartei im Vordergrund, beim Stockwerkeigentum Einladung, Quorum, Beschlüsse und Protokoll. Die rechtlichen Grundlagen unterscheiden sich deutlich, die Ablage muss deshalb nicht getrennt sein: Beides lässt sich im selben Programm führen, solange Sie nicht zwei parallele Ablagen pflegen.
Was nach drei Monaten noch funktioniert
Produktname und Funktionsliste sagen über die Eignung wenig aus. Aussagekräftig ist der Alltag nach der Einführung, wenn die erste Begeisterung vorbei ist und sich die Abläufe eingespielt haben. Die folgenden Punkte lassen sich in einer Demo oder in einer Testphase konkret nachfragen.
- Nachvollziehbarer Verlauf zu jeder Meldung, auch nach einem Personalwechsel
- Abnahmeprotokoll, das beide Seiten unterschreiben und mitnehmen können
- Versammlungsprotokoll mit nachvollziehbar festgehaltenen Beschlüssen
- Freigabe durch eine Person aus dem Team, bevor etwas nach draussen geht
- Dokumentierter Speicherort der Daten und ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung
Freigabe, Zuteilung und Beurteilung
Ein Programm strukturiert Abläufe und leistet Vorarbeit. Die Freigabe eines Schreibens, die Zuteilung an einen Dienstleister und die Beurteilung eines Einzelfalls bleiben dagegen bei der Person, die dafür einsteht. Diese drei Aufgaben lassen sich weder delegieren noch automatisieren, und kein Anbieter sollte etwas anderes in Aussicht stellen.
Im Programm
Wie FlatpeX dabei hilft
FlatpeX ist für das Tagesgeschäft gebaut: Meldungen, Abnahmen und Versammlungen liegen in derselben Anwendung, und die KI arbeitet vor, damit Sie nur noch prüfen und freigeben. Die Buchhaltung bleibt in Ihrem ERP.
Häufige Fragen
Ist Verwaltungssoftware dasselbe wie ein ERP?
Nein. Ein ERP ist die Software für Stammdaten, Verträge und Buchhaltung. Meldungen, Abnahmen und Versammlungen laufen in vielen Büros daneben in einem zweiten Programm. Einzelne Systeme decken beide Bereiche ab, deshalb lohnt sich im konkreten Fall der Blick auf den tatsächlichen Funktionsumfang.
Braucht auch eine kleine Verwaltung ein Programm?
Sobald mehrere Personen dieselben Fälle bearbeiten und Meldungen über Telefon, E-Mail und App eintreffen, zahlt sich eine gemeinsame Ablage aus. Die Grösse des Büros bestimmt den nötigen Umfang, nicht die Frage, ob es überhaupt eine Struktur braucht.
Kann ein System Mietobjekte und Stockwerkeigentum abdecken?
Ja, wenn Abnahmen und Versammlungen darin abgebildet sind. Die rechtlichen Vorgaben ergeben sich aber weiterhin aus Mietvertrag und Reglement.
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Für Verwaltungen
Diesen Ablauf können Sie auch in FlatpeX führen.